Managers, prenez un TEE pour aller plus loin en équipe

Au golf, mettre sa balle sur un TEE a plusieurs avantages : on a plus de chance de lever la balle et on peut prendre un club plus gros pour taper plus fort et aller plus loin.

Je vous propose de prendre le TEE pour aller plus loin en réunion d’équipe grâce à plus de :

• Transparence
• Ecoute
• Entraide

Transparence

La transparence, ça consiste tout simplement à partager ce qui alimente, en bien ou mal, la vie d’équipe :

• Les objectifs
• Les résultats,
• Les idées,
• Les victoires,
• Les problèmes,
• … je vous laisse compléter cette liste.

Pour le partage des objectifs, des résultats et des idées, on peut considérer que beaucoup a été fait, même s’il reste encore du boulot : des chiffres qui parlent à tous dans leur activité quotidienne, des écarts objectifs / résultats exploités comme des opportunités d’apprendre et de s’améliorer et non de sanctionner, des idées à qui on donne de l’énergie, notamment en temps, pour grandir et porter leurs fruits,…

Pour les victoires, on a l’habitude de célébrer les grosses qui ont souvent coûté très cher et fait suer beaucoup de monde. Mais combien de fois se tape-t-on sur le ventre en équipe pour célébrer les petites victoires de tous les jours : un retour client positif, un boulot bien fait, le plaisir mutuel d’avoir travaillé ensemble,…  ?

Quant aux problèmes, certains managers considèrent encore qu’un problème remonté sans solution n’existe pas ou pire, que c’est celui ou celle qui le remonte qui est le problème. D’autres ont du mal à accepter de voir remonter les problèmes : ça veut dire qu’on n’a pas été bon, c’est du stress en plus,… De leur côté, les collaborateurs ont du mal à s’exprimer, parce que c’est tout simplement la première fois qu’on leur demande leur avis et qu’ils se demandent s’ils ne vont pas se prendre un retour de bâton. Et enfin, nous sommes tous victimes du syndrome de Stockholm : on finit par aimer certains de nos problèmes, on en sourit.

Quelques pistes pour développer la transparence en réunion d’équipe :

• Utiliser le management visuel pour partager la objectifs, les résultats, les problèmes, les actions, les idées,…
• Valoriser toutes les idées et problèmes remontés. Ce qui est important au départ, c’est de créer la dynamique de remontée et vous allez constater que ce n’est pas naturel, loin s’en faut,
• Lorsqu’une action est terminée ou qu’une bonne nouvelle est arrivée, faire un feedback positif, encourager ses collaborateurs à s’en faire entre eux (et accessoirement à en faire à leur manager!) : un “merci”, agrémenté d’un “bravo” pour les grandes occasions, sont toujours appréciés,
• Lorsque quelqu’un déroge aux valeurs et règles de fonctionnement de l’équipe, prendre le temps d’échanger avec lui sur le sujet (encore faut-il que valeurs et règles soient explicites),
• Laisser du temps à chacun pour s’exprimer et tendre vers la règle des 20/80 : 20% de temps de parole maximum pour le manager et au moins 80% pour l’équipe (pour faire passer les informations descendantes souvent chronophages, il existe d’autres solutions que le point d’équipe : mail, réseau social d’entreprise,…).

Ecoute

Pour faire jouer la transparence, il faut bien sûr que chacun s’écoute. Pas évident quand :

• Je pense au problème ou à la discussion que je viens de quitter avant de rentrer en réunion,
• Je discute avec mes voisins,
• Je suis absorbé par mes mails, sms, twitt, stories Snapchat ou Instagram, pages Facebook ou Linkedin,…
• J’ai du mal à ne pas interrompre celui qui parle pour finir ses phrases, réagir à ce qu’il vient de dire, partager mon expérience,
• Je ne peux pas me concentrer plus de 20 minutes (ce qui est normal) alors que la réunion dure des heures.

Quelques pistes pour placer l’équipe dans une posture d’écoute :

• Faire un exercice d’inclusion en début de réunion pour aider chaque participant à “entrer en réunion” (les options sont multiples : relaxation, pleine conscience, icebreaker, happiness door,…- mais c’est réservé aux cols blancs, si vous en connaissez qui sont applicables en usine, entrepôt, sur des chantiers,… je suis preneur),
• Définir avec l’équipe des règles de fonctionnement et désigner à chaque réunion un gardien du temple chargé de rappeler à l’ordre si une règle est enfreinte,
• Faire la réunion debout,
• Réduire le temps de réunion pour éviter la déconcentration et l’épuisement, quitte si besoin à en augmenter la fréquence (ce qui permet en plus de traiter les problèmes / arbitrages plus rapidement),
• Demander régulièrement à un participant de reformuler ce qu’il a compris de la décision prise ou de l’information passée. Ca permet de vérifier la clarté du message, sa compréhension et de mobiliser l’attention de l’équipe (lorsque je sais que je peux être sollicité à tout moment, je fais un peu plus attention).

Entraide

Et quand transparence et écoute se développent, le respect, la bienveillance, l’empathie les accompagnent (lentement mais sûrement). Cela facilite l’entraide entre membres de l’équipe, mais ne la garantit pas.

L’entraide a deux freins potentiels :

• Je n’ai pas le réflexe de demander de l’aide :
  • Si on m’a confié la responsabilité d’une action, c’est à moi de me débrouiller,
  • Si je me fais aider, je risque de passer pour un incompétent, un flémard,
  • Si je me fais aider, je vais me faire voler la reconnaissance,
• Je n’ai pas le réflexe d’aider :
  • C’est pas mon problème,
  • Si j’aide, mon manager va me dire que c’est pas mon boulot, va considérer que j’ai rien à faire et va me charger la mule,
  • Si j’aide, je ne suis pas sûr que ma contribution soit reconnue à sa juste valeur.

Bref, c’est le serpent qui se mord la queue.

Le manager peut aider à sortir de ce cercle vicieux :

• Partager l’idée qu’on a le droit d’échouer en équipe mais pas tout seul,
• Favoriser l’entraide en questionnant :
  • Qui a déjà résolu ce problème, réalisé une action similaire et peut faire bénéficier de son expérience ?
  • Qui a une compétence qui manque et serait très utile ?
  • Qui a du temps à consacrer pour aider à cette action urgente qui nécessite plus de temps que prévu ?
• Valoriser systématiquement l’aide apportée et encourager celui ou celle qui en a bénéficié à remercier son soutien.

Un petit point d’attention sur les modalités d’entraide. Il faut privilégier le transfert de compétence / d’expérience à l’exécution : si la dynamique d’entraide devient une dynamique d’apprentissage entre pairs, c’est double effet Kiss Cool en termes de performance d’équipe. J’animais il y a quelques années un atelier sur le thème “A quel moment je me sens le plus valorisé ?” avec une cinquantaine de personnes (managers terrain et leurs équipes). Et le gagnant est : “Développer la compétence d’un de mes collègues”.

This is the end : enjoy your TEE !