Les échos d’Oryx n°5 : techniques de management pour s’attaquer à un fléau des managers – le manque de temps…
Mesdames et Messieurs,
Dans vos rêves de manager les plus fous, un génie vous propose de vous donner du temps. Combien en demandez- vous dans une journée ? 26 heures, 30 heures ou encore mieux 48 heures. Enfin du temps dans une journée pour clore tous les dossiers !
Ce que ne vous dit pas ce génie malin, c’est que quel que soit le nombre d’heures de travail dans la journée, le manager impliqué que vous êtes n’aura jamais assez de temps pour tout faire. Faites-en votre deuil.
Mais alors qu’est-ce qui fait déborder vos journées ? Je ne vais pas vous faire une leçon sur les gros cailloux (choses importantes) et le sable (myriades de choses moins vitales) qui remplissent votre bocal de manager tous les jours. Vous avez été formé et re-formé à gérer des priorités et des équipes.
Non, je vais tenter 4 questions assez simples :
– Combien de réunions avez vous dans 1 semaine ? 8, 10, 15, plus ? Belle performance, vous êtes très demandé c’est bon signe. Maintenant faites une petite analyse. Dans combien de ces réunions vous êtes-vous ennuyé ? Dans combien de ces réunions votre présence est elle vraiment utile ? Combien de ces réunions ont durées 2 heures alors que 15 mn auraient été suffisantes ?
– Combien d’emails recevez-vous et envoyez-vous par jour ? 150, 200, 300, … 400 ? Vous êtes donc un manager au centre des flux d’information de votre entreprise, félicitations, dans votre tour de contrôle, vous avez un pilotage transverse impressionnant. Maintenant, ces emails, combien d’entre eux vous sont réellement destinés ? Combien d’entre eux attendent un retour de votre part ? Et mieux encore, combien de ceux qui vous sont destinés peuvent être remplacés avantageusement par un coup de fil rapide ?
– Combien de vrais problèmes avez vous eu à résoudre vous même dans la semaine ? 2, 5, 10 ? comment les avez vous traités ? Seul ou encore en réunion ? Finalement combien en avez vous résolus durablement ? 5%, 10% ? Combien auraient pu être résolus par votre équipe ou par d’autres départements sans votre intervention s’ils avaient une méthode de travail collaborative adaptée ? 80%
– Combien de temps passez vous à lire ou créer du reporting chaque semaine ? 2 heures ? 4 heures ? Plus ? Sans tourner autour du pôt, combien de ces reports servent vraiment à piloter l’activité ? C’est à dire servent à lancer des actions correctives immédiates ? Mieux encore, combien de temps devez-vous passer à justifier les chiffres plutôt que de construire ?
De notre expérience, certaines techniques de management pragmatiques permettent de travailler différemment en équipe et d’économiser un temps impressionnant.
Avec l’expérience, nous pensons qu’il faut travailler les fondamentaux. Rétablir la confiance, elle économise énormément d’emails, de réunions et de reporting. Pousser les méthodes de travail collaboratives de résolutions de problèmes (A3, DMAIC,…) ou d’animation d’équipe si possible avec un visuel simple . Ces outils aident à rendre efficace le temps passé ensemble. Engager les individus et les équipes dans des actions ou ils ont un rôle et célèbrer les succès ensemble. Rétablir la notion de responsabilité qui à elle seule permet de prendre des décisions rapides, mais aussi de faire en sorte que chacun assume ses choix et décisions en tenant compte des impacts transversaux. Et enfin nous arrivons à une performance équilibrée d’équipe avec un gain de temps pour chacun conséquent, une réduction du mauvais stress à la hauteur du temps gagné et des victoires partagées.
En fait, tous ces points sont intimement liés au style de management que vous choisissez et aux pratiques associées. Réfléchissez y, vous verrez que le temps n’est pas aussi cher qu’on le croit.
Eric Blandin
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