7 gaspillages d’une réunion
En terme de gestion de temps, j’ai assisté il y a quelques semaines à une réunion qui a cristallisé à mon avis tout ce qui se fait de mieux en matière de gaspillages.
En voici une liste que je vous laisse le soin de compléter avec votre propre expérience.
Attentes
- Plus de la moitié des participants étaient en retard,
- Beaucoup ont passé leur temps à attendre leur tour pour intervenir… et, après leur intervention, à attendre la fin de la réunion pour partir !
Transports
- Certains participants ont fait des déplacements longs pour une intervention courte, voire inexistante; un comble quand la réunion se déroulait dans une salle avec un matériel de visio-conférence flambant neuf et manifestement plus décoratif qu’autre chose,
- Ne pouvant être derrière chaque participants, je n’ai pu dénombrer les mails envoyés lors de la réunion, mais ils furent nombreux à n’en pas douter !
Ressources
- Un bon tiers des participants n’avait rien à faire dans cette réunion,
- D’autres ont beaucoup parlé pour ne rien dire… ce qui a laissé peu de temps aux personnes pertinentes pour échanger et décider…
- Sans parler des personnes qui auraient dû être présentes pour prendre une décision !
Interruptions
- Les smartphones sonnent, les personnes répondent, sortent et reviennent,
- Les participants se coupent la parole.
Défauts
- Ordre du jour approximatif et sans timing,
- Pas de documents fournis avant la réunion,
- Pas de reformulation des (rares) actions et décisions.
En-cours
- Beaucoup de sujets ont été abordés sans être vraiment clos,
- Près de la moitié des actions consistaient à organiser une autre réunion pour décider
Surproduction
- Des slides tellement verbeux et touffus que l’on s’y perd et tellement nombreux que le vertige vous gagne en pensant à l’énergie qu’il a fallu pour les produire.
Mais alors me direz-vous, que faisiez-vous dans cette galère ? C’était la première visite terrain d’une mission de simplification des modes de fonctionnement ! Notre client a gagné des marges de manoeuvre importantes… et nous une publication dans ce blog !
Pour mettre de l’ORDRE dans vos réunions et travailler sur l’excellence opérationnelle, suivez ce lien.
