Excellence opérationnelle : Réduire vos temps de réunion avec les 5S
Je croise tous les jours des managers qui se plaignent d’avoir trop de réunions, trop longues, trop peu efficaces,… Beaucoup considèrent ce phénomène comme une fatalité, une maladie du siècle, bref la misère du monde ! Et un manager n’a pas le temps de traiter la misère du monde : il a trop de réunions !
Je vous propose aujourd’hui d’appliquer aux réunions un standard de l’ excellence opérationnelle développé par Toyota : le 5S, traduit par ORDRE dans la langue de Molière. Cette démarche se déroule sur 5 étapes :
- Seiri : Oter, débarrasser
- Seiton : Ranger
- Seiso : Dépoussiérer, nettoyer
- Seiketsu : Rendre évident
- Shitsuke : Etre rigoureux
Voici un exemple d’application des 5S aux réunions :
1 – Oter / débarrasser
- Recensez toutes les réunions régulières, leurs objectifs, leurs participants, leur durée
- Supprimez les réunions qui doublonnent ou dont personne ne voit l’utilité (n’oubliez pas le paradoxe d’Abilène : ce travail nécessite de se dire les choses franchement)
2 – Ranger / recenser
- Revisitez les objectifs de chaque réunion pour simplifier votre système de gouvernance et vous assurer que les informations descendantes et remontantes circulent de manière la plus fluide possible
- Revoyez aussi la planification et l’ordre des réunions
3 – Dépoussiérer / nettoyer
- Challengez la liste des participants sans valeur ajoutée (combien de réunions auxquelles participent toujours les mêmes personnes qui se racontent toujours la même chose !)
- Revoyez la durée de chaque réunion en vous interrogeant sur le rapport entre effort et valeur produite
4 – Rendre évident / standardiser
- Collectez les standards de travail de préparation, animation, suivi des actions et décisions et identifiez les meilleures pratiques
- Formalisez les standards et formez les équipes
5 – Etre rigoureux
- Allez voir sur le terrain (visite gemba) pour vérifier l’application des standards en vigueur, identifier de nouvelles bonnes pratiques
- Interrogez régulièrement les personnes qui participent aux réunions sur les diifficultés qu’ils rencontrent pour les rendre plus efficaces
Testé et approuvé par de grandes marques !
PS : ça marche aussi pour les reportings !
